Als office assistant ben je een sociale en administratieve duizendpoot!

Je ondersteunt de verschillende teams in Gent en onthaalt klanten aan de balie.

 

De functie kort geschetst

 

  • Je vult projectinformatie aan in ons ERP systeem: vergunningen, afbeeldingen, budgetten, …
  • Je volgt ateliermeetings en het atelierplatform op en houdt het verslag up to date.
  • Je staat in voor de medewerkersplanning in Pure en het goedkeuren van de uren.
  • Je geeft ondersteuning bij de facturatie en geeft belangrijke informatie door om de prognose aan te passen.
  • Je zorgt voor praktische ondersteuning en schrijft je collega’s in voor events en opleidingen.
  • Je onthaalt klanten aan de balie, neemt met een glimlach de telefoon op en schakelt door naar de juiste collega.
  • Je waakt over netheid en orde op kantoor.
  • Je bent het aanspreekpunt voor het reserveren van de vergaderzalen en voorziet hiervoor alle benodigdheden zoals koffie, lunch of dergelijke.
  • Je beheert de voorraad van kantoormateriaal en plaatst bestellingen indien nodig.
  • Inkomende post verdeel je intern, uitgaande post bezorg je aan het postkantoor.
  • Je organiseert events zoals de maandelijkse drink op kantoor en je ondersteunt Marketing en communicatie bij de organisatie van klantenevents, architectuurcafé’s edm.

 

Jouw compositie

 

  • Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma en ervaring in administratieve ondersteuning
  • Je hebt affiniteit met cijfermatig werken.
  • Het Office-pakket heeft geen geheimen voor jou.
  • Je haalt voldoening uit plannen en ondersteunen.
  • Je bent sociaal en klantgericht.
  • Naast Nederlands kan je jezelf ook redden in het Frans en/of Engels
  • Je haalt voldoening uit plannen en ondersteunen.
  • Baliewerk schrikt je niet af.
  • Je bent een echte initiatiefnemer en springt bij waar nodig.

 

Onze fundering

 

  • Samenwerken met multidisciplinair team dat werkt aan innovatieve projecten.
  • De dynamiek van een klein atelier binnen de structuur van een groot bureau.
  • Plezier, veel plezier tijdens onze teambuildings, architectuurcafés & architectuurreizen.
  • Doorgroeimogelijkheden inclusief een jaarlijks opleidingsbudget.
  • Een fulltime contract van onbepaalde duur met een competitief verloningspakket inclusief extralegale voordelen (vast loon, 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding, …)
  • Vlot bereikbare kantoren + mobiliteitsoplossingen zoals deelwagens en plooifietsen.
  • Aandacht voor work-life balance (flexibele uren + thuiswerkdagen).

Troeven

20 verlofdagen + 12 ADV-dagen
groepsverzekering
maaltijdcheques
netto-onkostenvergoeding
gebruik deelwagen en/of plooifietsen voor verplaatsingen
de kans jezelf te ontwikkelen in je functie
Ervaring
min 2 jaar ervaring
Contracttype
Vast (onbepaalde duur)
Arbeidsregime
Voltijds
Online tot:
augustus 17, 2024
Provincie
Oost-Vlaanderen
Hoofdtaal kantoor
Nederlands
Sector
Architectenbureau
Locatie
Roeselare